如何管理你的电子邮件？
2018-07-01 10:28:34
我认为毫无疑问，我们生活在信息超载时代，并且肯定越来越难控制我们收到的电子邮件数量。但是有一些策略可以用来照顾我们忙碌生活中这个相当重要的一面，并且希望至少有一个（或者甚至是一些）以下的电子邮件管理建议可以帮助您解决可能是一个大问题的问题。
立即取消订阅简单浪费时间的电子邮件。如果你像我们大多数人一样，你会发现很难忽略收件箱中的电子邮件，所以你需要某种技术来帮助你确定优先顺序。真的，您的收件箱应该只针对时间敏感的邮件，所以如果您发现您已被添加到邮件列表中（无论您是否要求），并且您意识到这些邮件已经成为时间浪费者，然后立即退订。接下来，设置过滤器，将非时间敏感的电子邮件发送到收件箱以外的地方。会有电子邮件，你不一定要退订，但这并不意味着你想在他们打到你的收件箱的时候阅读它们。尝试设置“跳过收件箱”过滤器，以便这些电子邮件将落入特殊标记的文件夹中。除了节省时间之外，它还可以避免分心。
关闭所有通知。如果像我们大多数人一样，您是少数社交媒体网站的一部分，那么您可能会收到大量通知 - 某人回复了您的Facebook信息，某人在Twitter上关注了您，LinkedIn上有人提问等等上。这些网站可以生成如此多的通知，因此值得花几分钟的时间来深入了解设置迷宫并关闭它们。
简而言之，这不是粗鲁的！对于大多数翻译人员来说，在一天中有很多写作和谈话需要完成。当然，还有一大堆电子邮件也能通过。保持你的电子邮件回复简短：简短和礼貌的规则，当涉及到电子邮件！此外，我们大多数人没有时间（或倾向）阅读长篇新闻邮件。
这是事实！阅读和回复电子邮件确实需要很长时间。很多人仍然试图在他们关闭电脑之前清理他们的收件箱。但还有很多人意识到阅读和回复电子邮件是一项工作 - 它占据了你一天的特定部分 - 这不是你离开办公室之前所做的一件事。有效地处理您的电子邮件可能需要一天或者两个小时，所以这个时间应该分配到您的工作日。
先回复快速电子邮件。当你每天早上打开你的收件箱时，你会有一定数量的电子邮件在等着你。如果您快速浏览预览线，不难分辨哪些可以快速并立即完成：或许有人想安排会议时间，或者他们只需要快速回答是或否回答翻译问题。所以先做这些电子邮件，然后回到那些需要更多时间的电子邮件。
不要让你的电子邮件离开你！它也不应该统治你的生活。但是，如果您未能回复您的电子邮件，您只需生成更多电子邮件，因为人们不可避免地会跟进 - 您是否收到我的消息？我的翻译项目是否已完成？所以，如果你让你的电子邮件堆积起来，它可以成倍增加管理它的时间。
在您的一天中的特定时间回复电子邮件。有些人只是在规定时间回复电子邮件的规则发誓，例如一天四次，一小时的顶部等等。如果您正在从事诸如图书等长期翻译项目，这可能是一个好主意。
为您的工作和个人邮件创建单独的电子邮件地址。使用此系统，您的工作电子邮件应在您的工作日进行检查，个人电子邮件可在晚上或周末进行检查。这可能不适用于所有人，特别是如果你的工作和个人的友谊重叠。
我认识的其他译者会练习“一触式”规则。顾名思义，一旦电子邮件被打开，您就必须采取行动 - 这意味着您不必关闭电子邮件，直到您回复，删除，提交或将其标记为未读。再次，这个系统是一个非常有效的系统，对于一些翻译者来说非常有效。但是如果你是一个喜欢花时间仔细思考问题的人，那么这对你来说可能不起作用。
创建一个自动回复消息。这个想法是，你的自动回复消息消除了对某人的电子邮件立即回复的期望。您可能自己收到了这些消息，例如：'我收到了您的电子邮件，我将在接下来的几天内回复您。但是，如果事情紧急，请给我打电话'。有些人可能会很乐意使用这个系统，有些则不会。这当然是一个有趣的技术！
不要害怕清除旧的电子邮件。如果您的电子邮件每次都在您的收件箱中放置数周，那么您现在很难回应。无论如何，这件事可能不再相关，并且/或者发件人已经忘记了这一切。选择一个日期，然后点击每个比该日期早的消息附近的复选框，然后删除它们。
在工作日的一部分时间内关闭电子邮件。如果您真的想看看您可以完成多少翻译工作，只需关闭您的电子邮件即可！当我们没有未解决的电子邮件的突出威胁时，我们对工作的承诺是多么惊人。经过几个小时的扎实工作，将您的电子邮件重新打开并查看世界其他地方的信息可能会有所帮助！
我们确实希望以上建议可以帮助您摆脱可能变得非常紧张的局面。我们必须承认，电子邮件只是当今生活的一部分，而且他们是我们必须学会管理的东西。显然，不同的系统适用于不同的人，但总体思路是我们的电子邮件不应该控制我们 - 取决于我们控制！
